Florie van Hummel 30.06.2021 8 Min.

Umstieg auf das HubSpot CRM - wie gehen Sie vor?

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In vielen Unternehmen ist CRM die Spinne im Netz. Hier speichern die Abteilungen Vertrieb, Marketing und Service wichtige Informationen, um (potenziellen) Kunden bestmöglich zu helfen. Das bedeutet, dass Ihr CRM einige moderne Anforderungen erfüllen muss.

Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen für den Umstieg auf das HubSpot CRM, da dieses CRM viele Funktionen bietet und auch mit anderen HubSpot Hubs kombiniert werden kann. Das ist eine tolle Idee, aber auch eine große Aufgabe! In diesem Artikel werde ich Ihnen daher helfen, den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

 

Vom Basis CRM zu HubSpot

Die Basis eines CRMs ist natürlich die Verwaltung Ihrer Kontakte. Viele deutsche  Organisationen tun dies nicht in einem CRM-System, sondern immer noch mit einer Software wie Excel. E-Mails werden einfach in Outlook gespeichert und mit etwas Glück führt ein Außendienstmitarbeiter auch eine eigene Datei mit den letzten Aktionen. Das bedeutet, dass der Transfer zwischen Kollegen schwierig ist und, dass auch viele Informationen verloren gehen, wenn ein Kollege seinen Job wechselt.

Viele Unternehmen sehen daher Vorteile in einem Basis CRM, weil es sicherstellt, dass die Daten an einem Ort (oft Cloud-basiert) gespeichert werden. Beispiele für diese Art von CRM sind Zoho oder Pipedrive. Wenn Sie von Ihrem aktuellen (einfacheren) CRM zu HubSpot wechseln möchten, stellen Sie sich zuerst die folgenden Fragen:

1) Warum möchten Sie wechseln? Mit anderen Worten: Welche Funktionalitäten vermissen Sie in Ihrem aktuellen CRM? Oder welche (neue) Prozesse müssen abgebildet werden?

2) Können Sie diese mit dem HubSpot CRM lösen? Sind Sie sich darüber im Klaren, dass die Stärke von HubSpot hauptsächlich in der Kombination mit dem HubSpot Sales, Service und Marketing Hub liegt? Ihr Vertriebsteam kann effizienter und zielgerichteter arbeiten, wenn es die Informationen aus diesen Quellen kombiniert. Idealerweise verwenden Sie bereits einen oder mehrere HubSpot Hubs, wenn Sie zu diesem CRM wechseln.

3) Welche Software möchten Sie mit Ihrem CRM-System integrieren? Der Vorteil eines Lead-Management-Systems ist nicht nur die Speicherung Ihrer Kontaktinformationen an einem Ort, sondern auch, dass Sie Informationen von anderen Systemen direkt einsehen können. Glücklicherweise verfügt HubSpot über ein großes Ecosystem, sodass es viele mögliche Integrationen gibt. Klären Sie einfach im Voraus genau, wie die Apps synchronisiert werden und welche Daten in HubSpot sichtbar sein werden.

HubSpot CRM ist zwar kostenlos, aber am meisten profitieren Sie davon, wenn Sie es mit einem der anderen Hubs kombinieren. Alles in allem können Sie dann mit tieferen Einblicken und Analysen von Kundendaten, während der gesamten Customer Journey mit besseren Möglichkeiten für ABM und Erkenntnisse mithilfe von KI zur besseren Einschätzung der "Lead Intention" rechnen.

 

Vom erweiterten CRM zu HubSpot

Ein weiteres Szenario ist der Wechsel von einem erweiterten CRM (als Beispiel: Salesforce, Dynamics 365 oder Oracle) zu HubSpot. Der größte Unterschied zwischen diesen Plattformen liegt oft in den Berichtsfunktionen und der Möglichkeit, bestimmte Einstellungen anzupassen. Obwohl die Möglichkeiten innerhalb des HubSpot CRMs nach wie vor groß sind, muss man oft einige Zugeständnisse machen, wenn man das umfangreiche Salesforce oder Oracle gewohnt ist. Denken Sie deshalb im Voraus darüber nach:

1) Wollen Sie nur nur auf das CRM wechseln? Mein Rat in diesem Fall ist, HubSpot Sales (Pro) in jedem Fall dazu zu kaufen. Dadurch ist Ihr CRM vergleichbarer mit der jetzigen Situation.

2) Nutzt Ihre Marketingabteilung vielleicht bereits den HubSpot Marketing Hub? Dann ist die Wahl logisch, aber achtung: Sie muss noch gut in Richtung Ihres Vertriebsteams kommuniziert werden. Wenn der Übergang nicht ordnungsgemäß überwacht wird, und HubSpot Schulungen nicht angeboten werden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Nutzung des CRMs abnimmt - und es wäre sehr schade!

 

Rechte, Rollen und Teams

Bevor Sie von einem CRM zu einem anderen wechseln, sollten Sie sich einen Überblick über Ihre Benutzer, Rollen und Teams verschaffen. Seit dem Inkrafttreten der DSGVO ist es umso wichtiger geworden, einen genauen Überblick darüber zu haben, wer welche Daten einsehen kann bzw. darf. Dabei kann eine Autorisierungsmatrix helfen. Darin können Sie festlegen, wer Kontakte importieren, exportieren, bearbeiten und ansehen darf.

Wenn Sie im Vorfeld sorgfältig über die Rollenverteilung nachdenken und diese auf dem Papier ausarbeiten, können Sie spätere Probleme vermeiden. Darüber hinaus ist der Übergang zu einem neuen CRM der perfekte Zeitpunkt, um über Ihre Vertriebsprozesse nachzudenken. Welche Funktionalitäten in Ihrem neuen CRM möchten Sie wirklich nutzen? Und wie funktioniert eigentlich die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb?

 

Zum Schluss: Garbage in = Garbage out

In diesem Artikel lesen Sie mehr über die wichtigsten Überlegungen, wenn Sie zum HubSpot CRM wechseln möchten, wie z. B. eine klare Abbildung Ihrer Wünsche und eine eventuelle Anpassung Ihrer Arbeitsmethode. Aber es gibt eine Sache, die vielleicht noch wichtiger ist: die Übertragung alter Daten. Wenn Sie bereits mit einem CRM-System arbeiten, möchten Sie sehr wahrscheinlich die gesammelten Lead-Informationen in Ihr neues CRM-System mitnehmen.

Diese Datenqualität ist jedoch oft nicht so hoch und manchmal nicht auf dem neuesten Stand. Daher wird häufig empfohlen, zunächst nur die grundlegendsten Daten aus Ihrem alten System in das Neue zu importieren. So vermeiden Sie, dass Sie mit unnötigen und unvollständigen Daten in Ihrem neuen CRM starten. Machen Sie jedoch einen Export Ihres gesamten CRM, damit Sie später immer auf die Daten zurückgreifen können, falls Sie feststellen, dass etwas fehlt.

Alles in allem ist der Wechsel von einem CRM zu einem anderen ein großer Schritt. Brauchen Sie Hilfe? Dann kontaktieren Sie uns.

 

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Der Originalartikel erschien in Niederländisch auf dem Heuvel Marketing Blog.

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Florie van Hummel

Florie van Hummel ist ehemalige Mitarbeiterin von Heuvel Marketing und war als Projektmanager & HubSpot-Spezialist tätig.

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